Visselblåsning
I enlighet med direktivet (EU) 2019/1937 har Nippon Gases Euro-Holding, S.L.U. godkänt en policy och ett förfarande för visselblåsning för de europeiska företagen i Nippon Gases-koncernen med syftet att fastställa de nödvändiga bestämmelserna för det interna visselblåsningssystemet och de befintliga interna informationskanalerna.
Detta dokument sammanfattar de viktigaste punkterna i förfarandet:
1. Nippon Gases interna system för visselblåsning
Nippon Gases interna visselblåsarsystem är huvudkanalen för rapportering av eventuella oegentligheter som kan innebära överträdelser avseende handlingar eller beteenden som hänvisar till de tillämpningsområden som anges i företagspolicyn för det interna visselblåsarsystemet för Nippon Gases-koncernen.
Rapporter kan lämnas in med identifiering av den rapporterande personen eller anonymt.
Denna kanal tillåter inlämning av rapporter genom:
- EthicsPoints externa plattform som nås via https://secure.ethicspoint.eu/domain/media/eseu/gui/105848/index.html
- E-mail: compliance@nippongases.com
- Hotline för regelefterlevnad (Compliance) (numren för varje land publiceras i EthicsPoint-plattformen)
På begäran av den rapporterande personen kan rapporter även lämnas muntligen genom personliga möten eller videokonferenssystem.
Alla rapporter kommer att tas emot av den europeiska Chief Compliance Officer och den europeiska Human Resources Director som båda är medlemmar i en kollegial enhet som utför uppgifterna som Internal Whistleblowing System Manager och som hädanefter gemensamt kommer att kallas System Managers.
Det är också möjligt att lämna in en rapport genom att meddela den till sin arbetsledare, den lokala Compliance Champion, eller personalfunktionen eller den juridiska avdelningen.
2. Stegen i förfarandet
2.1. Registreringsfasen
Alla rapporter som lämnas in till någon av de ovannämnda interna kanalerna, i enlighet med principen om god tro, kommer att bekräftas inom sju dagar efter mottagandet.
Den rapporterande personen måste tillhandahålla de uppgifter som han/hon anser nödvändiga. Om den externa plattformen EthicsPoint väljs måste den rapporterande personen skicka rapporten genom att fylla i det tillgängliga formuläret för datainsamling.
2.2. Analysfas
De mottagna rapporterna kommer att bli föremål för en tillåtlighetsanalys. Det interna visselblåsarsystemet omfattar inte rapporter som:
- inte faller inom direktivets materiella tillämpningsområde och/eller inte avser fakta/beteende som rör brott mot Nippon Gases uppförandekod eller oegentligheter som kan innebära brott mot de interna bestämmelser som gäller för Nippon Gases koncernföretag;
- är baserade på rena rykten och/eller inte är baserade på specifika fakta;
- specifikt rör innehållet i en fil/dokument som inte är tillgänglig för företaget och som inte tillhandahålls i kommunikationen.
Med hänsyn till ovanstående undantag för otillåtlighet kommer den ansvariga personen att meddela beslutet om tillåtelse/icke tillåtelse till den rapporterande personen.
Analysfasen avslutas med valet av det team/den person som ansvarar för utredningen, vilket kommer att motsvara den lokala compliance-avdelningen eller den/de person/er som utsetts av systemansvariga, beroende på syftet med rapporten. I vilket fall som helst kommer teamet/personen som ansvarar för utredningen aldrig att vara relaterad till de fakta som utreds, för att undvika eventuella intressekonflikter. Om någon av de personer som utsetts att genomföra utredningen har en intressekonflikt i förhållande till de frågor som han eller hon har uppmärksammats på, ska han eller hon avstå från att hantera dem.
2.3. Forskningsfasen
Undersökningen kommer att inledas så snart som möjligt.
Undersökningen kommer att utföras i enlighet med de definierade interna procedurerna, i enlighet med de garantier som anges i Nippon Gases Europas policy för det interna visselblåsarsystemet och, i vilket fall som helst, garantera för alla berörda personer:
- respekt för presumtionen om oskuld och heder, samt rätten till försvar;
- rätten att bli hörd när som helst;
- rätt att bli informerad om de handlingar eller försummelser som tillskrivs honom/henne.
- Att deras identitet bevaras och att fakta och uppgifter i förfarandet behandlas konfidentiellt.
Utredningsförfarandet kan omfatta följande:
- Personliga intervjuer med den rapporterande personen för att samla in mer information;
- Personliga intervjuer med de avdelningar och/eller personer som är direkt eller indirekt inblandade i de händelser eller beteenden som kan utgöra oegentligheter, enligt vad som fastställts av de personer som ansvarar för utredningen;
- Dataanalys och informationsinsamling;
- Begäran om expertutlåtanden från interna eller externa experter;
- Andra utrednings- eller bevisåtgärder som anses relevanta och som är så lite betungande som möjligt med hänsyn till den berörda personens rättsliga ställning.
2.4. Lösningsfasen
Systemförvaltarna ska göra en bedömning av de fakta/den oegentlighet som är föremål för rapporten, baserat på den utredning som genomförts, och ska meddela sina slutsatser till de berörda parterna så snart som möjligt.
Om en anställd inte följer bestämmelserna ska systemförvaltarna vidarebefordra ärendet till personalavdelningen så att lämpliga åtgärder kan vidtas.
Lösningsperioden får inte överstiga tre månader från mottagandet av meddelandet eller, om inget mottagningsbevis skickades till den rapporterande personen, tre månader från utgången av sjudagarsperioden efter det att meddelandet gjordes, utom i särskilt komplicerade fall som kräver en förlängning av perioden, i vilket fall perioden får förlängas med upp till högst tre ytterligare månader.
3. Skydd av personuppgifter
Det interna visselblåsarsystemet utformas, inrättas och hanteras på ett säkert sätt för att garantera sekretessen för de personer som berörs av rapporterna och de åtgärder som vidtas för att hantera och behandla dessa, samt för dataskyddet.
Personuppgifter kommer inte att samlas in om de uppenbarligen inte är relevanta för behandlingen av specifik information eller, om de samlas in av misstag, kommer att raderas utan onödigt dröjsmål.
Personuppgifter som rör den mottagna informationen och de interna utredningar som avses i föregående stycke ska endast bevaras under den tid som är nödvändig i enlighet med tillämplig lag.
4. Skyddsåtgärder
De rapporterande personerna ska ha rätt till skydd förutsatt att inget av de undantag som anges i avsnitt 2.2 är tillämpligt och förutsatt att följande omständigheter är uppfyllda:
- han/hon har rimliga skäl att tro att den information som avses är sanningsenlig, även om de inte tillhandahåller avgörande bevis, och den nämnda informationen faller inom ramen för det interna visselblåsarsystemet.
- rapporten har gjorts i enlighet med de krav som anges i företagspolicyn för det interna visselblåsarsystemet och i denna procedur.
Personer som har lämnat information om handlingar eller försummelser anonymt, men som därefter har identifierats, har också rätt till skydd.
Nippon Gases Group förbjuder uttryckligen handlingar som utgör vedergällning, inklusive hot om vedergällning och försök till vedergällning mot personer som lämnar in en rapport som uppfyller kraven i företagspolicyn för det interna visselblåsarsystemet och tillämplig lag.
Den rapporterande personens goda tro är en förutsättning för hans/hennes skydd. Lagstiftningen på detta område utesluter från skydd personer som medvetet har lämnat falsk eller vilseledande information, liksom de som har erhållit den på olagligt sätt.
1Vedergällning innebär alla handlingar eller underlåtenheter som är förbjudna enligt lag, eller som direkt eller indirekt innebär en ogynnsam behandling som innebär att de personer som drabbas av dem hamnar i ett särskilt ofördelaktigt läge jämfört med andra i anställnings- eller yrkesmässigt sammanhang, enbart på grund av deras status som visselblåsare eller för att de har gjort ett offentligt avslöjande. Bland annat följande anses vara repressalier enligt direktivet: upphävande av anställningsavtal, uppsägning eller avslutande av anställningsförhållande, degradering eller nekad befordran, hot, trakasserier, diskriminering eller ogynnsam eller orättvis behandling.
2Det fullständiga dokumentet finns tillgängligt här