Canal de denuncias

De acuerdo con la Directiva (UE) 2019/1937, Nippon Gases Euro-Holding, S.L.U. aprobó para las empresas europeas del Grupo Nippon Gases una política y un procedimiento relativos al Sistema Interno de Información (whistleblowing) cuya finalidad es establecer las previsiones necesarias para el Sistema Interno de Información y los canales internos de información existentes.

Este documento resume los puntos principales del procedimiento:

1. Sistema interno de Información de Nippon Gases
El Sistema Interno de Información de Nippon Gases es la vía principal para informar sobre posibles irregularidades que puedan suponer infracciones que versen sobre actos o conductas referidas a los ámbitos de aplicación de la Política sobre el Sistema Interno de Información (whistleblowing) de Nippon Gases Europe.

Las denuncias pueden presentarse con la identificación del informante o de forma anónima.

Este canal permite la presentación de informes a través de:

A solicitud del informante, las denuncias también pueden presentarse verbalmente mediante reunión presencial o sistemas de videoconferencia.

Todas las denuncias serán recibidas por la Chief Compliance Officer europea y el Director de Recursos Humanos europeo, miembros del órgano colegiado que desempeña las funciones del Responsable del Sistema Interno de Información y que en lo sucesivo serán denominados conjuntamente Responsables del Sistema.

También es posible presentar una denuncia comunicándola al propio superior, al Responsable de Compliance local, al Departamento de Recursos Humanos o al Departamento Legal.

 

2. Etapas del procedimiento

2.1. Fase de registro
Toda denuncia dirigida a alguno de los canales internos mencionados anteriormente, en cumplimiento del principio de buena fe, será objeto de acuse de recibo en un plazo de siete días a partir de su recepción.

El informante deberá facilitar los datos que estime necesario. En caso de optar por la plataforma externa EthicsPoint, el informante deberá enviar la denuncia cumplimentando el formulario de obtención de datos disponible.

2.2. Fase de análisis
Las denuncias recibidas serán objeto de un análisis de admisibilidad. Quedan excluidas del alcance del Sistema Interno de Información las denuncias que:

Considerando las exclusiones de inadmisibilidad anteriores, el Responsable comunicará al informante la decisión de admisión/inadmisión.

La fase de análisis finaliza con la selección del equipo/persona responsable de la investigación, que recaerá en el departamento local de Compliance o en la/s persona/s que los Responsables del Sistema designen, en función del objeto de la denuncia. En cualquier caso, el equipo/persona responsable de la investigación nunca estará relacionado con los hechos investigados, a fin de evitar cualquier conflicto de intereses. No obstante, si alguna de las personas designadas para llevar a cabo la investigación tuviera un conflicto de intereses en relación con los asuntos sometidos a su conocimiento, deberá abstenerse de tramitarlos.

2.3. Fase de investigación

La investigación se iniciará lo antes posible.

La investigación se llevará a cabo de acuerdo con los procedimientos internos definidos, en cumplimiento de las garantías previstas en la Política sobre el Sistema Interno de Información (whistleblowing) de Nippon Gases Europe y, en cualquier caso, garantizando para todas las personas afectadas:

2.4. Fase de resolución

Los Responsables del Sistema harán una valoración respecto de los hechos/conductas objeto de la denuncia, basándose en la investigación realizada, y comunicará sus conclusiones a las partes afectadas a la mayor celeridad posible.

En caso de apreciarse incumplimiento por parte de una persona trabajadora, los Responsables del Sistema remitirán el expediente al departamento de Recursos Humanos, para la toma de las medidas oportunas.

El plazo de resolución no podrá ser superior a tres meses a contar desde la recepción de la comunicación o, si no se remitió un acuse de recibo al informante, a tres meses a partir del vencimiento del plazo de siete días después de efectuarse la comunicación, salvo casos de especial complejidad que requieran una ampliación del plazo, en cuyo caso, este podrá extenderse hasta un máximo de otros tres meses adicionales.

 

3. Protección de datos personales
El Sistema Interno de Información está diseñado, establecido y gestionado de forma segura, de modo que se garantiza la confidencialidad de las personas involucradas en las denuncias y de las actuaciones que se desarrollan en la gestión y tramitación de estas, así como la protección de datos.

No se recopilarán datos personales cuya pertinencia no resulte manifiesta para tratar una información específica o, si se recopilan por accidente, se eliminarán sin dilación indebida.

Los datos personales relativos a las denuncias recibidas y a las investigaciones internas a que se refiere el apartado anterior solo se conservarán durante el período que sea necesario conforme a la legislación aplicable.

 

4. Medidas de protección

Los informantes tendrán derecho a protección siempre que no concurra ninguna exclusión de las previstas en el apartado 2.2 del presente Procedimiento y siempre que concurran las circunstancias siguientes:

Las personas que hayan comunicado información sobre acciones u omisiones de forma anónima, pero que posteriormente hayan sido identificadas, tendrán también derecho a protección.

El Grupo Nippon Gases prohíbe expresamente los actos constitutivos de represalia[1], incluidas las amenazas de represalia y las tentativas de represalia contra las personas que presenten una denuncia que cumpla con los requisitos de la Política sobre el Sistema Interno de Información (whistleblowing) de Nippon Gases Europe y la ley aplicable.

La buena fe del informante constituye un requisito indispensable para su protección. La legislación en esta materia excluye de la protección a las personas que hayan remitido informaciones falsas o tergiversadas intencionadamente, así como a aquellas que las hayan obtenido de manera ilícita.